書類整理に頭を悩ませている方は多いのではないでしょうか？ 毎日仕事をこなしていると、ついつい溜まってしまうのが書類です。次々と舞い込んでくるタスクを片づけているうちに積み上げられた書類が少しずつ机の上を侵食し、最後にはパソコンを置くスペースしかない……なんてことが、私自身もよくあります。 今回は、そんな方にぜひオススメしたい今からでも始められる書類整理のコツをご紹介します。
この記事の目次
整理整頓の3つの注意点/机の上をすっきりキープ
書類整理をするに当たって、気をつけておきたいことが3つあります。本格的な片づけを始める前に、この3つの注意点を確認しておきましょう。
デスク上に書類を放置しない
仕事中に必要な書類などを入れたファイルボックスなどを机の上に置いておくのは構いません。しかし、帰宅するときには机の中にしまったり持ち帰ったりするなど、パソコンや固定電話などしかない状態に戻しておくのが理想です。
書類は項目ごとに分類して保管する
項目ごとに細かく分類しておけば、目当ての書類を探し出すスピードが格段にアップします。 これは机の中にも有効な整理術なので、ぜひ応用するようにしましょう。
必要のない書類は「捨てる」ことで整頓
机の上がゴチャゴチャになってしまう最大の理由は、差し当たって必要のないものや私物などもまとめて雑多においてしまうことです。過去の仕事に関する書類などをすぐに処分すれば、書類の山ができあがるのを防ぐことができますね。
【書類整理ステップ1】デスク周りの整頓整頓
まず、机の上から書類や物をおろしてほとんど何もない状態にします。パソコンと電話程度しかない、限りなくスッキリした机の上を確認して、整理のモチベーションを上げましょう。 《分類の際には3つの箱を用意する》 机の上にあった物たちを床に並べたら、いざ整理本番です。並べた物たちを1つずつ精査し、必要なものと不必要なものを分けていきます。大きめの段ボールやカゴを3つ用意し、「必要なもの」「不必要なもの」「保留」の3つに分けていきましょう。 この時、捨てても大丈夫か瞬時には判断できない書類などが出てくる場合があります。
そんな時のために「保留」箱を用意しておくのがポイントです。作業の滞りを防いでスムーズに整理を進めることができますよ。
しかし、基本的には「残すかどうか迷ったら廃棄」という気持ちで臨むようにしてください。整理にはなによりも「思い切りのよさ」が必要なのです。 《「不必要なもの」箱を日常的に活用しよう》 すでにお話したように、机の上がゴチャゴチャになってしまう最大の理由は、差し当たって必要のない書類までまとめて机の上に放置し、そのままの状態にしてしまうことです。 不必要な書類を仕事中に処分しに行くのが面倒で、机の上に置きっぱなしにしてしまうことがありますよね。それをそのままにしてしまうと、あっという間に書類が山になってしまうのです。
それを防ぐために、日頃から机の下などに「不必要なもの」箱を用意しておきましょう。要らなくなった書類をすぐに放り込んでしまえば、机の上に山を作る心配はありません。 箱の中身は帰る前にまとめてシュレッダーにかけてしまえばいいのですから、わずらわしさもありませんよ。とにかく、日頃から「必要なもの」と「不必要なもの」を判断、分類しておくことを習慣付けるようにしてみてくださいね。
【書類整理ステップ2】書類は項目ごとに分類して保管する
次に、現在進行中の書類や重要書類だけを机の上や机の中に戻していきますが、これを分類せずにまとめてしまっては整理の意味がありません。残しておく書類はテーマごとに分類し、仕事で使う際すぐに見つけ出せるようにしておきましょう。
《書類の分類はなるべく細かく具体的に！》 日経PCオンライン公式ホームページより 書類を分類する際にはなるべく細かく分類し、クリアファイルなどにキレイにまとめて付箋などにタイトルを書き、貼っておきます。 タイトルは「○○の件 その1」「○○の件 その2」などの内容が特定しにくいものではなく、書類の内容に沿ったなるべく具体的なものにしておくようにしましょう。後から書類を探すのがより楽になりますよ！
さらに、タイトルはまだこの時点では鉛筆書きにしておきましょう。すべての書類のチェックが終わり、分類の方法が確定した段階でやっとタイトルをペンで書き込んだネームシールをクリアファイルに貼るようにしてください。 《書類はできるだけ立てて保管する》 枚数の多い書類やCD-ROMなど厚みのあるものを保管する場合には、マチ幅の広いフォルダーを利用しましょう。
細かく分類したら、50音順などの大分類ごとに書類ボックスやブックエンドなどで立てて仕切ります。 書類の山は書類を横にして次々積み上げてしまうことが原因で出来上がってしまうので、できるだけ立てて保管するように心がけてください。 書類の山がなだれのように崩れてくるのを防ぐことができますよ。必要なものはどれも100円ショップで手に入るアイテムばかりなので、すぐにでも始められますね。
【書類整理ステップ3】必要のないものは、捨てる！
日経PCオンライン公式ホームページより 最後に、1で分類した書類の中の「保留」箱に収めたものをもう一度精査します。ここで大切になるのが、その書類が次に紹介する3つの項目に当てはまるかどうかです。
- 今使う
- しばらく必要である
- ずっととっておく必要がある
この項目に当てはまるとすぐに判断できるものは「必要なもの」箱へ移動させ、すぐに判断できないものは「不要なもの」とみなします。 必要性がすぐに判断できない書類は情報の鮮度も低いので、決して使える資料とはいえません。それらが場所をとっていることで作業効率が落ちてしまうというデメリットのほうが高いので、思い切って捨ててしまってくださいね。
机の上を整理整頓して快適なデスク作りを
「もしかしたら使うかもしれない…」 そうやって積み重なってしまっている書類で溢れているデスクを綺麗にするためにも、書類整理には潔く、「切り捨て御免」の精神で挑むようにしましょう。効率アップだけでなく、気分までスッキリする書類整理術をぜひ試してみてくださいね！
