庶務という仕事に興味を持っている方はいますか。庶務は事務職の1つですが、事務職の仕事と一口に言っても、「庶務」を始め「営業事務」や「経理」、「総務」など数多くの種類があります。ここでは、庶務の仕事に興味がある方に向けて、庶務とはどのような仕事をするのかということや、庶務に向いているタイプなど、庶務にまつわる様々な事柄について解説していきます。
この記事の目次
庶務とはどんなことをする仕事？
庶務とはどんな仕事をしている職種なのか、前述の仕事内容について6つにまとめて掘り下げて説明します。
1. 電話対応
お客様や他の会社からは、毎日電話がかかってきます。電話が鳴ったら2コール以内で電話をとるようにするのが電話応対の基本です。電話先の相手からの用件を伺ったり、内容に間違いがないか復唱したりして確認を行います。
場合によっては、担当の社員や部署に電話をつないだり、担当者が不在の際には代わりに伝言を承ったりします。自分の業務も行いながら、電話が鳴った時には対応をしなくてはいけないなど、高い業務処理能力も必要とされる仕事です。
また、電話をかけた人にとっては、電話応対をした人の印象がその会社の第一印象になることも珍しくありません。庶務にとって、電話応対は基本であり最も責任のある仕事なのです。
2. 来客対応
会社にお客様が来社された際には、庶務や事務の人が受付にてお客様の対応を行ったり、部屋に案内をしたりします。
また、担当者に連絡をしたあとには、お茶を出しに行くことも行います。
電話応対と同じく、来客対応した庶務や事務の人の印象が、会社全体の印象に影響することも多々あります。
「事務職や庶務は社外の人と接しない」というイメージを持つ方もいますが、実際そんなことはなく、事務や庶務はむしろ社外の人の窓口となる仕事なのです。
3. 備品・小口金管理
職場で使用する文房具やトナー、コピー用紙、名刺などの備品の発注管理も庶務の仕事となっています。
小口金とは、少量の額という意味を持っていますが、営業担当の方の営業活動にかかった交通費など、大きな額ではないものに関しては精算を担当したりもします。
4. 伝票処理
伝票処理とは、営業担当者が契約をしてきた申込書などの伝票の処理を行います。受注を管理しているシステムというものが存在するので、そこに申込書の内容を打ち込んでいく作業になります。
小さなミスが大きな損失につながる危険性もあるので、何度も確認をしながら正確に、慎重に行わなくてはいけません。
5. 書類・資料作成
社内の業務を円滑に進めるために、社内の座席や内線表、会議に使われる資料などの書類を作成します。売り上げの数字を計算して報告書類としてまとめるという営業事務のような仕事を行う場合も少なくありません。
書類を作成する際には、どのようにすれば見やすいのか、伝えたいポイントが伝わるかなど工夫して作る必要があります。また、あらゆる書類のファイリング作業も庶務の仕事です。
6. 外出や清掃
庶務の仕事には、社外での用事を頼まれたり郵便物を出しに行ったりするような外出する業務がある場合もあります。
また、応接室や給湯室などの清掃作業といった業務を行うことも少なくありません。
自分が配属される部署によって行うべき業務は異なってくるので、一概にこの仕事が庶務の仕事であるという言い方はできませんが、部署内で行う業務を円滑に進められるようにお手伝いをしたり、対応をしたりする仕事を庶務が行っています。
一般事務との違い
庶務の業務は一般事務と言われることもあります。オフィスでのあらゆる業務を引き受ける仕事であり、その仕事内容は多岐にわたっています。事務員の仕事として思い浮かべる仕事のほとんどが、庶務の仕事として当てはまるでしょう。
前述したように、庶務の業務には資料作成やデータ入力、ファイリングなどのデスクワークがあります。この他にも、小口現金の管理、郵便物の送付業務、電話応対などがあります。
また、会社への来客の接遇なども庶務の仕事となっています。オフィスで使用している消耗や事務用品などの備品管理を庶務が行っている会社もあります。
庶務と総務の違い
庶務の仕事内容としては、電話対応や来客の接遇、備品の管理など、事務員の仕事と考えられる仕事内容全般であるということを紹介しました。しかし、これらの仕事は「総務」の仕事内容ととても近いことからも、仕事内容の面では庶務と総務という職種は似ていると言えます。ここでは、似ている仕事内容を持つ庶務と総務の違いについて説明します。
庶務と総務の違いは2つあります。まず1つ目は所属の問題です。総務が所属する先は「総務課」であり、会社の中でも1つしかありません。これに対して庶務は、各部署や事業所にそれぞれ「○○部の庶務、事務」として配置されています。
会社全体でみると、部署が多ければ多いほど多くの庶務がいるということになります。そして、部署ごとに上司も任される仕事内容も異なっているのが特徴です。
2つ目の違いは仕事内容です。この仕事内容の違いが総務と庶務の違いを説明する上で重要になります。庶務と総務の仕事内容は一見すると同じように見られますが、大きな違いとしては、総務は会社や組織全体の業務を執り行うのに対して、庶務や事務は各部門内の事務作業を行っているということになります。
総務は、会社で働く社員の方たちがより良い環境で仕事をするための環境づくりを行っています。具体的な仕事内容でいうと、福利厚生制度を整えたり、社内制度の改善を検討したりします。他にも、会社によっては教育研修を行ったり、会社主催のイベントなどの行事を管理・運営したりすることも総務の仕事になります。
一方の庶務は、所属している部門内での事務的な業務を行なっています。そのため、総務の方たちが行うような福利厚生制度や社内イベントなどの会社全体の運営に関わることには関与せず、自分が所属している部署での伝票管理や来客接遇といった事務業務を担当しています。つまり、日頃の業務に密接に関わる仕事を行っているのが庶務という職種であるということができるでしょう。
庶務の仕事の方が、担当する範囲が狭くて簡単にできそうと思う方もいるでしょうが、庶務の仕事も多岐にわたるので、任される業務の数や種類はかなり多い場合もあります。
会社全体に関わる業務を行うのではありませんが、各部署それぞれの仕事を円滑に進めることができるように支える仕事ということができるでしょう。
庶務の業務に求められる6つのスキル
庶務の仕事は各部署や事業所において、社員が業務を効率的に、又、円滑に進めることができるようにサポートをすることです。庶務という仕事に就くためには、様々なスキルを身につけておくことが必要となります。
1. 電話応対や来客対応時のマナー
庶務として仕事をするために、必要最低限出来るようになるべきことは、電話対応と来客時の対応です。電話対応では、かかってきた電話をとり、相手の用件を承ったり、担当者に取次ぎをしたりしなくてはいけません。来客時のマナーも最低限学ぶようにしましょう。
2. 臨機応変さ
庶務とは、仕事内容が非常に幅広いのが特徴です。縁の下の力持ちとして活躍することのできる庶務に求められるスキルには、どのような場面でも臨機応変に対応できる能力が必要となります。
庶務は部署内の複数の社員から同時に様々な業務を頼まれることもあるため、急ぎの仕事とそうではない仕事を見極めて、急ぎの仕事を優先的に取り掛かっていくためにも臨機応変な対応が求められます。
3. コミュニケーション能力
電話対応や他の部署と連携して仕事を進めることもあるので、その際にはコミュニケーション能力も必要になります。
コミュニケーション能力とは、相手と上手く話ができるということだけでなく、相手の言っていることを正確に理解し、また、必要な場合にはそれを正確に別の人に伝える能力ともいうことができます。
4. 注意深さ
注意深さがなぜ必要になるかというと、庶務の業務は事務処理が大半を占めるという場合もあり、その際にはミスが許されないためです。庶務の仕事には正確性が求められています。
5. 最低限のパソコン操作が出来る
パソコンを使って仕事をすることが多くなるため、スムーズな操作をもとめられます。業務をより効率的に進めるために、ワードやエクセルといった基本的なパソコンスキルを使いこなすことができればなお良いです。
6. 簿記の基礎知識
事務処理を行う際に必要となる簿記の基礎知識を持っているということも良いでしょう。知識を持っていると楽に仕事が進められる可能性があるほか、資格を持っていることが庶務の仕事に就く際に有利になることもあります。
庶務の仕事の中には、書類や資料などのファイリングやデータ管理業務もあるため、整理整頓がきちんとできる方や、正確に処理できる集中力も求められます。
多くの知識や能力を必要とする仕事ですが、あらゆる業務をこなす庶務にとってはどれも必要であるでしょう。このようなスキルを身につけていれば庶務としての業務もテキパキとこなすことが可能です。
庶務に向いている人の特徴
庶務に従事する人は、日々変わる業務要求に迅速かつ効率的に対処できなければなりません。
そのためには、多種多様な業務に柔軟に対応できる能力、たとえば、日常的な事務作業やデータ管理、財務報告などにおいて、正確性と効率性を保つことが不可欠となります。
ここでは、庶務に向いている人の特徴についてお伝えします。
細部に注意を払える人
細部に注意を払える人は、伝票作成や書類作成など、庶務が業務で行う細かな作業に向いています。このような庶務の業務は、小さなミスが大きな問題につながるため、細心の注意と正確性が求められます。
さらに、この能力はデータの入力、整理、そして分析においても、細部にわたる情報を見逃さず、業務の正確性と効率性を高める上で重要な役割を担っています。
結果として、組織全体の効率と信頼性を向上させることができます。
円滑なコミュニケーションが取れる人
庶務は業務で頻繁に社内外の人と接するため、円滑なコミュニケーションが取れるかどうかが重要なポイントです。
電話応対、来客対応、部署間の連携などコミュニケーション能力が必要な場面は多くあります。
円滑なコミュニケーションには、相手の言うことを正確に理解し、必要に応じて情報を適切に伝達することが含まれます。組織の第一印象を形成し、業務の効率性と正確性を高めるために必要不可欠な能力です。
ホスピタリティの高い人
ホスピタリティの高い人は、相手が求めていることを敏感に察知し、周囲に気を配ることができます。
ホスピタリティの高い人は、来客対応やチーム内のコミュニケーションにおいて、その能力を活かすことができます。
他人のニーズに対する洞察力と、それに応える能力は、職場において人間関係を円滑にし、ポジティブな職場環境を作り出す上で重要です。
ホスピタリティに優れた人は、他者との関係を構築し、チームの結束力を強化します。
庶務の仕事とは雑用ではない
庶務の仕事は、会社や組織全体に関わる総務の仕事と異なり、会社に複数ある部署の中から配属された部署において、電話対応や書類作成などの事務作業を行うことです。
来客や会議の際のお茶くみや、清掃などの業務は雑用と言われるものもあります。そのため、庶務の仕事は雑用ばかりでやりがいがないと考える方もいるでしょう。
しかし、庶務の仕事をただの雑用ばかりであると考えるのは良くありません。部署の業務をスムーズに進めていくために、欠かすことのできない役割を担っているのが庶務や事務なのです。
また、庶務は配属された部署で、そこにいる社員の方の業務が円滑に進められるようにサポートをするという仕事を主に行いますが、他の部署の方たちとも直接関わることが多いのも特徴です。
そのため、様々な人と話すことで自分の部署以外にもネットワークができ、幅広い人脈作りをすることも可能です。あらゆる部署と関わって業務を行うことで、伝票の処理や小口金の管理を行うことで会社全体の動きも分かるようになったり、お金の動きも理解できるようになったりすることからも、奥の深い仕事であるということができます。
そのような業務に関する知識をつけることで、自分のスキルアップも期待することができるでしょう。
庶務がやらなくてはいけない仕事はとても種類が多くあります。そのため、大変な面もありますが、仕事のやり方の工夫次第で各部署の仕事をスムーズに回す潤滑油的な働きができることもあります。
職種によっては専門性のある仕事もありますが、細かな仕事も誰かがやることで会社はうまく機能しています。その役割を担っているのが庶務という職種であり、一見すると雑用とも捉えられてしまう仕事内容もありますが、各部署での仕事をスムーズにさせることができたり、幅広い業務に対応できる能力のある方でないと務まらない仕事でもあるので、とても重要な仕事であります。
庶務の仕事にやりがいを感じられるかどうかは自分次第
部署内の業務を円滑に進めるために重要な役割を果たしている庶務という職種ですが、その庶務の仕事もどのようなやり方で進めていくかによって効率が変わってきます。
受け持つ仕事は常に1つということではなく、同時にいくつかの業務を抱えることがあります。その時に、言われた順に取り組むようでは効率が悪くなり、本来は急ぎで終わらせなければならなかった仕事が後回しになってしまう可能性もあります。自分でどの順番で終わらせていくか考えながら業務を行うことで大幅な効率アップも見込めるようになるでしょう。
庶務の仕事は縁の下の力持ちのようなものであるということができますが、縁の下のということは、必ずしも自分が行った業務の評価を正当に受けられるのかというと、そうでない場合もあります。評価を受けないことが多いということをマイナスに受け取ってしまうと、仕事に対するやる気も感じられなくなってしまうでしょう。
しかし、庶務の仕事を引き受ける人がいることで会社の運営は回っているということもできるので、自分たちが会社全体支えているという気持ちを持てば、やりがいを感じることもできるようになるでしょう。
庶務が担当するものにはあらゆる業務がありますが、その仕事を自分のものにしようと努力したり、簿記などの業務に必要な資格を勉強したりすることでもやりがいは生まれるようになるでしょう。
自分が部署の業務を円滑にしているという気持ちや、会社全体を支える業務を担っていると考えながら仕事に取り組むことで多くのやりがいを見つけることが可能です。庶務の仕事をする上でやりがいを感じることができるかどうかは自分の仕事に対する姿勢次第と言えます。また、その姿勢次第で仕事を通じて成長することもできます。
「庶務とはどんな仕事」に関するよくある質問
庶務は、「電話対応」だったり「来客対応」などを行います。もっと詳しく知りたい方は「庶務とはどんな仕事？事務や総務との違いや、どんな人が向いているか解説！」を参考にすることをおすすめします。
庶務は、「電話対応や来客対応のマナー」や「コミュニケーション能力」が必要です。他にも必要なスキルはあるので気になる方は「庶務とはどんな仕事？事務や総務との違いや、どんな人が向いているか解説！」を参考にしてみてください。
庶務のやりがいを感じることが出来るかは自分次第であり、自分が部署の業務を円滑にしているという気持ちや、会社全体を支える業務を担っていると考えながら仕事に取り組むことで多くのやりがいを見つけることが可能である。また、もっと詳しく見たい方は「庶務とはどんな仕事？事務や総務との違いや、どんな人が向いているか解説！」を参考にしてみてください。
庶務の仕事を見つけるには、まず求人サイトへの登録やエージェントへの相談をおすすめします。また、「ジェイック」ではエージェントが相談してくれるようなサービスがあるので、気になった方は是非ご利用してみてください。
