休職中に退職の伝え方について悩んでいる人も多いのではないでしょうか？
休職中はそもそも会社に行っていない状態なので、上司への切り出し方も掴みにくい上、退職申し出の伝え方も困ってしまうことでしょう。
この記事では、休職中の退職申し出の伝え方について、手段と内容を例文を交えながら解説します。あわせて、休職中に退職する時の流れをはじめ、知っておきたいことを幅広く解説します。
今会社を休職していて、退職を決意したものの一歩踏み出せていないという人は、記事の内容を参考にしてみてください。
この記事の目次
休職中に退職する時の伝え方【方法編】
まずは、休職中に退職する時の伝え方の方法について解説します。どのような手段を使って退職を切り出すのかは、その人の性格や上司との関係性によって変わってくるでしょう。
ここでは「対面」「電話」「メール」「手紙」の4つの方法を取り上げます。それぞれの方法のメリットについてもご紹介しますので、自分に合った方法で退職を伝えるようにしてください。
基本的には対面で伝えるのがより良い
退職申し出を伝える方法としては、対面が最も望ましいとされています。
退職することは従業員の自由かつ権利であるものの、会社に対して少なくない損失を与えることになりますので、一般的には「申し訳ないこと」に分類されます。
対面で伝えることにより、礼儀をつくすことができ、本気で考えた上で真剣に退職を決断したということを上司に対して行動で伝えることが可能です。
また、対面での会話であれば記録がどこにも残らないため、自分だけでなく上司も本音で話し合うことができます。もしかしたら本音で対話することで、自分が今まで感じていた不満点が解消することもあるでしょう。
ただ、休職中の場合はどうしても会社に行くことができないということもあり得ます。物理的にでも心理的にでも会社に行けないのであれば、対面以外の方法で退職を伝える必要があります。
- 社会人としての礼儀を果たせる
- 退職に対して真剣に向き合っていることを伝えられる
- 記録が残らない分、本音で話し合うことができる
まずは電話で切り出すのがおすすめ
休職中だと会社に行きづらいということもありますので、そのような場合はまず電話で退職の申し出を検討してみましょう。
電話であれば会社に行かずとも直接上司に退職を伝えられるため、真剣さや真摯さを感じさせることができます。
また、電話ならではのメリットとして、事前に準備していた伝えたい事項を書き出したメモを見ながら退職申し出ができるという点が挙げられます。
実際に上司と会話できる状態まで漕ぎ着けたはいいものの、いざ退職を切り出す瞬間で頭が真っ白になっては意味がありません。
伝えたいこと、伝えるべきことをメモで確認しながら伝えられるのは、電話で退職申し出をする良さでもあります。
加えて、対面やメール、手紙といった他の方法に比べて退職申し出にかかる時間が短いのもポイントです。電話して退職することだけを伝えるのであれば、5分もかからないでしょう。
- 感情をしっかり伝えることができるので真剣さが増す
- 伝えたい内容のメモを見ながら退職申し出ができる
- どの方法よりも時間がかからない
メールなら証拠も残せる
休職中ということであれば、メールでの退職申し出も許容される傾向にあります。メールなら直接上司と会うことがありませんので、必要以上に緊張することなく退職を伝えられるのが最大のメリットです。
加えて、メールは送受信した両方に履歴が残ることになるため、退職を申し出たという事実を証拠として残せるのもポイントです。悪質な会社だと、口頭で退職を申し出たのに「聞いてない」と言われて退職できないケースもあるそうです。
確実に退職するという意味でも、メールは非常に有効な手段と言えるでしょう。
- 非対面なので緊張しなくて済む
- 退職の申し出を行った記録が残る
- 例文を参考にして誰でも丁寧な退職申し出ができる
誠意を見せたいなら手紙もOK
マイナーな方法ではありますが、手紙で退職を申し出ることも可能です。メールと同じく非対面ながら誠意を伝えられる方法ですので、礼節を重んじる上司が相手であれば手紙もおすすめです。
また、休職中だと会社用のパソコンが手元になく上司への連絡先が分からないといったこともあり得ますが、ネットで調べた会社の住所に送れば確実に上司に届けられる点もポイントです。
ただ、手紙だと特別な送り方をしない限り履歴が残らず反応も分からないため、若干の不安要素が残ります。
したがって、非対面で退職申し出をしたいのであればメールを第一の選択肢にすると良いでしょう。
- 非対面ながら誠意を伝えられる
- 自分の正直な思いを落ち着いてまとめられる
- 上司の連絡先が分からなくても会社に送れば届けられる
休職中に退職する時の伝え方【例文編】
どのように退職を申し出るかの方法を決めたら、次は具体的に伝える内容を準備する必要があります。何も準備せずに上司に連絡を取ってしまうと、引き止められたり退職申し出を受け入れないと言われることもあり得ますので注意してください。
ここでは、メールで退職申し出を伝える時の例文を3つのパターンでご紹介します。自分の休職理由に合わせて例文を参考にしてみてください。
体調不良で通院している場合
「ご無沙汰しております。XX月より休職させていただいておりますXXです。
この度はご心配とご迷惑をおかけしてしまい、誠に申し訳ございません。
休職中は療養に努めておりまして、体調は徐々に回復しておりますが、医師と相談した結果復帰まではまだまだ先にすべきだと指導いただいています。
私自身も職場に復帰できるイメージが持てず、安易に復帰してしまうと再び皆様のご迷惑となってしまうと考え、大変恐縮ではありますが退職させていただきたくご連絡いたしました。
具体的には、X年X月末日をもって退職させていただきたく存じます。
お手数をかけてしまいまして申し訳ございません。何卒よろしくお願いいたします。」
家庭の事情で休職している場合
「お世話になっております。XX月より家庭の事情で休職させていただいているXXです。
父の介護のため休職しており、元々XX月までには介護が不要な状態まで回復する見込みだったのですが、病状が悪化してしまい介護期間が伸びそうと言うことがわかりました。
加えて、今まで健康だった母もこの度介護が必要な状態となりました。
私と母で協力して介護していたこともあり、これからより私が介護と向き合っていかなければならない状態でございます。
このようなこともあり、職場に復帰できる見込みが立たなくなってしまったため、誠に勝手ではありますがXX年XX月末日をもって退職させていただきたいと考えています。
XX様、並びに会社には深い恩義を感じていますが、これ以上私が迷惑をかけるわけにはいきませんので、休職中の身ではありますがご理解頂けますと幸いです。」
会社には言えない理由で休職している場合
「お久しぶりです。XX月から休職させていただいておりますXXと申します。
突然ではありますが、一身上の都合により退職させていただくためメールをお送りいたしました。
本来であれば直接お会いしてお伝えするべきかとは承知しておりますが、都合により出社ができない状況が続いているため、このような形でのご連絡となってしまっていること、大変申し訳なく思っています。
具体的には、XX年のXX月XX日を持って退職させていただきたく存じます。
ご心配とご迷惑をおかけしてしまいまして大変申し訳ございません。お手数をおかけしますが、何卒ご容赦いただければ幸いです。」
休職中の退職の見え方は伝え方次第で変わる
休職中に退職しようとする時、上司や同僚からどのように自分が見られるのか不安に感じる人もいるでしょう。
当然ながら今までの人間関係によって退職申し出の見え方は変わりますが、それ以上に退職の伝え方によって大きく印象が変わることがあります。
ここでは、退職時の自分の見え方について知っておきたいことを3点ご紹介します。
理由が分からないとずるいと思われることがある
ハードな職場だと特に、休職することで「つらい仕事から逃げ出した人」というレッテルを貼られる可能性があります。その状態で一方的に退職を申し出たとなれば、同僚からずるい人だと見られることが考えられます。
このように思われないためには、退職申し出の際に理由をきちんとセットで伝えることが大切です。
具体的には、下記の内容を盛り込んで退職を申し出ることにより、休職中の退職であっても周りの人にすんなりと受け入れてもらえるでしょう。
- なぜ休職しているのかの理由を伝える
- 休職理由が解消することはまだまだ先になりそうなことと、その理由を伝える
- 会社や上司、同僚には感謝しているが、退職しなければならないことを伝える
上記の内容を礼儀正しく伝えれば、執拗に追求してくる人はあまりいないのではないでしょうか。先ほどご紹介した例文を参考に、自分の言葉で退職を伝えるように心がけましょう。
自分の非を認めることで相手は納得しやすい
記事の序盤でも触れましたが、退職することは世間一般では「申し訳ないこと」として認識されています。そのため、仮に自分が会社に対して悪い印象を持っていたとしても、自分の非を認めるように退職を伝えることで、相手に納得してもらいやすくなります。
例えば、休職しているのが上司の指示による長時間労働だったとしても、「長く働かされるのはこれ以上難しいので退職します」とストレートに伝えると、上司から反感を受け退職がスムーズに進まなくなる恐れがあります。
できるだけ退職をスムーズに進めるためにも、本音と建前をしっかり認識しながら、基本は自分に非があることを前提にしてコミュニケーションを進めると良いでしょう。
休職中のSNSには注意
休職中はいつも以上にSNSでの投稿に気をつける必要があります。
例えば、体調不良を理由に休職しているにも関わらず、SNSで元気な印象を受ける投稿を続けていると、退職を切り出した時に上司や同僚から反発されるリスクがあります。
今やSNSは、どんなに措置をしていたとしても、個人情報が筒抜けになる得るツールです。非公開にする設定をしていたとしても、何らかの理由で第三者に投稿が広まってしまうこともあり得ます。
休職中なのであれば、せめてSNSの投稿もひとまずお休みしておくのがベターです。
そもそも休職中に退職できる？
ここまで休職中に退職することを前提に解説してきましたが、そもそも休職中に退職していいのか疑問に思う人もいるのではないでしょうか？
ここでは、休職中に退職できるのかについて解説します。
民法上休職中に退職することは可能
正社員の退職については、民法第627条で以下のように定められています。
「当事者が雇用の期間を定めなかったときは、各当事者は、いつでも解約の申し入れをすることができる。この場合において、雇用は解約の申入れの日から２週間を経過することによって終了する。」（引用：厚生労働省「参照条文等」）
民法では退職の申し出について、休職中かどうかは定められていませんので、実質的に休職中であっても退職することは可能と読み替えることが可能です。
ただし、退職の申し出から2週間以降でないと正式には退職できないという点には注意が必要です。
退職メールを送ったからといって即時退職できるというわけではありませんので、しっかり認識しておきましょう。
就業規則次第では一定の制限がある場合も
民法からは休職中の退職は問題ないことが分かりますが、会社によって独自に定められている就業規則によっては、休職中の退職が制限されていることもあります。
例えば、「休職中に退職申し出をする場合は、X日間は復帰の上退職を申し出ること」や「退職は退職の申し出から1か月後以降とすること」など定められている場合は、想定以上に退職に時間がかかるケースもあるでしょう。
もちろん就業規則よりも法律の方が優先されるのですが、会社によってはそのことを無視して就業規則を遵守させようとするケースも考えられます。
スムーズに手続きを進めるためにも、休職中に退職する場合は事前に就業規則を確認できていると安心です。
育休・産休中でも復帰せずに退職できる
育休や産休も休職中の扱いになります。
これらの理由で休職することはよくあることですが、一般的には職場に復帰することを前提として会社が休職を認めているケースがほとんどです。
だからといって、育休や産休中に退職できないかと言われると、答えはノーです。育休中や産休中であっても、会社に復帰することなく退職するのは自由となっています。
もし育休・産休中に退職できるのか悩んでいるのであれば、法的にも問題はありませんのでメールなどで上司に退職の申し出をしてしまいましょう。
休職中に退職する時の流れ
ここまで休職中に退職を切り出す方法について触れてきました。
ここからは、退職の全体の流れについて解説します。事前に流れを知っておき、よりスムーズに退職手続きを進められるようにしましょう。
上司に退職することを伝える
休職中に退職する場合も、まずは上司に退職することを伝えることから始めます。
伝え方としては、ここまでで解説した通りメールが無難です。
また、退職を伝える相手としては、課長やマネージャーといった人事権のある上司になります。人事権のない先輩などに伝えても退職手続きは進められませんので注意してください。
なお、入社したばかりで現場に配属されていなかったり、休職期間が長い場合は、人事担当者に連絡する場合もあります。
退職に必要な書類を送付する
退職の意思を伝えることができたら、続いては退職に必要な書類として退職願を提出します。退職届は必ずしも提出しなければならないものではありませんが、会社によっては提出を必須としていることもありますので、会社からの指示に従いましょう。
退職届の提出を必須としている会社であれば、あらかじめフォーマットが用意されているケースがほとんどです。フォーマットを埋める形で作成し、提出すれば問題ありませんので安心してください。
貸与物を荷物にまとめて返却する
書面上でも退職を伝えることができたら、続いては会社から貸与されているものを郵送で返却します。
どのような貸与物があるのかについては会社によって異なりますが、一般的には以下のようなものを返却する必要があります。
- 社用PC、スマートフォン
- 社員証や社章
- 入館用ICカード
- 制服や作業着
- 健康保険証
- 通勤定期券（解約して領収書を送る場合もある）
注意すべき点としては、健康保険証は退職日を持って利用できなくなってしまうという点です。仮に退職手続きで健康保険証を返却しなかったとしても、退職により健康保険の加入から外れてしまいますので、健康保険証は使えなくなります。
退職後にもらえる書類を受け取る
無事手続きを進められれば問題なく退職できます。
退職日には以下のような書類を受け取ることになりますが、いずれも非常に大切なものになりますので確実に保管しておきましょう。
- 雇用保険被保険者証（次の職場で提出が必須）
- 年金手帳（会社に預けていた場合返却される）
- 源泉徴収票（確定申告や次の就職先への提出に使う）
- 離職票（失業保険の申請に必須）
- 退職証明書（次の職場で提出が必要な場合がある）
公的な手続きであったり、次の職場で提出が必要だったりと、無くしていけないだけでなく、再発行も難しい書類になりますので、もらった瞬間に自宅の分かりやすい場所に保管しておいてください。
休職中に退職してもいい人の特徴
休職中に退職することは誰にでも与えられている権利ですが、中には退職をすべき人・すべきでない人がいます。
ここからは、休職中に退職してもいい人の特徴を3点解説します。
復帰を考えると精神的なストレスが強まる人
休職理由として多いのが、人間関係や仕事への不満からくるメンタル不調です。
心療内科にかかったり、自宅療養をしたりすることでメンタル不調の治療をすることになりますが、復帰を考えるとより不安を感じてしまうような人は休職中に退職しても問題ありません。
むしろ、精神的に不安定な状態で復帰してしまうと、さらにメンタルを傷つけることに繋がり、トータルの療養期間が長引くことも考えられます。
このような人の場合、同じ会社で働き続けることよりも働く環境そのものを変えた方が自分のためになりますので、退職して次の職場を見つけるようにしてください。
他にやりたい仕事を見つけられた人
休職中に、自分が本当にやりたい仕事を見つけられたような人も、休職中に退職して問題ありません。むしろやりたい仕事がある状態で復帰してしまうと、仕事が手につかず効率が落ち会社に迷惑をかけるリスクすらあります。
人はやりたい仕事をしている時が一番ストレスなく働けるものです。また、自分がやりたい仕事がなにか分からないまま働いている人も一定数いるのが事実です。
他にやりたい仕事を見つけられたことはポジティブに考え、そのことを上司に正直に伝えた上で退職するのが良いでしょう。
休職理由が解決する見込みが立たない人
休職した理由が、長時間労働の強制であったり、残業代の未払い、有給を取らせないような風土など会社に起因するものの場合、その理由が解決する見込みが立ちそうにないのであれば退職を検討しても良いでしょう。
また、家族の介護など自分以外に休職理由がある場合も、介護期間が想定よりも長くなるなどの理由があれば、一度退職して環境をリセットすることも検討すべきです。
休職できる期間はあらかじめ会社ごとに定められていますが、ズルズルと休職している状態だと精神衛生的にもキャリア的にも良くない状態が続きます。
あとどれくらい休職すればいいか分からないのであれば、スパッと退職をするのも一つの手です。
休職中に退職する時のリスク
休職中に退職する時には、いくつか知っておきたいリスクがあります。
それぞれ理解した上で退職しないと、これから生活していく上で困ってしまうこともありますので、しっかりと認識しておきましょう。
有給は使いきれないことが多い
通常、休職せずに退職する場合であれば、退職申し出から退職日までの期間で残っている有給を消化することが可能です。しかし、休職中に退職する場合は有給が使えなかったり、使いきれないリスクがあります。
会社によるところはありますが、休職をし始めて最初の期間は有給が当てられるケースが多いです。そのため、休職期間がある程度長い人だと、既に有給を使い切っているというケースが少なくありません。
当然ですが、有給期間は給料が発生するものの、休職中は給料が発生しないため、収入的には厳しい状態で退職することになるので注意が必要です。
就活の難易度が上がる
休職して退職すると、実質的にキャリアに空白（ブランク）期間が生じてしまいます。
これは次に就職活動する時にマイナスにはたらくため、多くの場合で内定を獲得する難易度が高まるといったリスクに繋がります。
求人募集する企業は一人採用するのにも多額のコストをかけています。そのため、少しでも長く会社で働いてくれそうな人を採用する傾向にあります。
休職中に退職するような人は「この人は採用しても嫌なことがあったらすぐに休職してしまうかもしれない」と思われやすいため、結果的に求人募集する企業から見送りを受けることも増えるでしょう。
生活費に苦しむ可能性がある
休職中は給料が発生しません。そのため、貯金を切り崩して生活することになります。
もし休職中に退職すれば、次の就職先を見つけるまで収入がないだけでなく、就活にかかる費用が追加でかかってくるため、さらに生活費に苦しむ可能性があります。
ただ、自己都合による退職だったとしても、要件を満たしていれば失業手当をもらうことが可能です。制度をしっかりと活用すれば、休職中よりも退職後の方が安定した収入を得られるかもしれませんので、しっかりと失業手当についての理解を深めておきましょう。
休職中に退職した後の就活のポイント
休職中に退職した後は、できるだけ早く次の職場を見つけるために就活をすべきですが、その際に意識しておきたいポイントが3つあります。
ここからは、休職中に退職した後の就活における3つのポイントを解説します。
自分らしい強みを見つける
就活を始める際は、いきなり求人を検索して応募していくのではなく、まずは自分らしい強みを見つけることが大切です。
自分らしい強みを理解しておくことで、ストレスなく長く働くことが可能になるため、再び休職をしてしまうということを防げます。
そのためにも行っておくべきなのが自己分析です。
自己分析とは、今までの経験を棚卸しして長所と短所を言語化することで、自分の強みを活かせる仕事を見つけたり、アピールポイントを理解するために行う分析のことを言います。
自己分析の方法については以下の記事で詳しく解説しています。合わせて確認してみましょう。
自分に合った職場を見つける
会社の風土や人間関係も、休職することなく健康に働くために重要な要素です。自分らしく健康的に働ける職場を見つけるために行っておきたいのが、企業研究になります。
企業研究とは、求人票や企業ホームページ、就職口コミサイトなど幅広く応募先の情報を集め、働くイメージを具体化するために行うリサーチのことを言います。
同じ職種であっても、働く会社によって感じるストレスは大きく異なりますので、特にメンタルが原因で休職したことのある人は必ず企業研究を行いましょう。
企業研究の方法は以下の記事で詳しく解説していますので、気になる人は参考にしてみてください。
就職エージェントにトータルサポートしてもらう
休職後だと心身ともに疲れ切ってしまっていて、就活に全力を出せないという人もいるかもしれません。
そんな時は、就職エージェントに自分の就活をサポートしてもらうのがおすすめです。
就職エージェントを利用することで、自己分析や企業研究のやり方を教えてもらえるだけでなく、自分の希望やスキルに合わせて求人を紹介してもらうことも可能です。
さらに、面接対策の実施や企業との面接日時の調整代行など、幅広く就活をサポートしてもらえるため、効率的に就活を進めていけます。
就職エージェントは完全無料で利用できるため、気になるサービスを見つけたらまずは利用申し込みをしてみるのがおすすめです。
休職中に退職するなら知っておきたいこと
最後に、休職中に退職するなら知っておくべき3つのポイントを解説します。
退職代行を使う必要はない
「休職中の退職申し出は気まずい」と感じ、退職代行の利用を検討する人がいます。
しかし、この記事で解説した通り、休職中であってもメールと郵送だけで退職は可能ですので、すべて自分で退職手続きをする方が金銭的にもスピード的にもおすすめです。
むしろ、退職代行を使うことにより企業や上司、同僚からの見え方はかなり悪いものになってしまいますので、望ましくない退職の伝え方と言えるでしょう。
連絡なしにバックれるのは絶対NG
どうしても休職中に退職を伝えられないからといって、会社や上司に連絡することなくバックれるように退職することだけは絶対にやめてください。
会社に迷惑をかけるだけでなく、公的手続きに必要な書類を受け取れなくなるため、自分も大きな悪影響を受けることになります。
場合によってはもらえるはずだった失業保険が貰えなくなるといった、金銭的にもよくないことが生じることもあるでしょう。
したがって、退職するのであれば休職中であっても必ず退職の申し出をするよう心がけるべきです。
医師の診断書があるなら提示がおすすめ
もしメンタルを理由に休職しているのであれば、退職申し出の際に医師の診断書を提示するのもおすすめです。
診断書を見せることにより、上司はそれ以上話を深掘りしにくくなるため、スムーズに退職申し出が受理されることになるでしょう。
医師の診断書が欲しい場合は、かかりつけ医に相談して診断書を発行してもらう必要がありますので、まずは医師に退職を検討していることを伝えてみてください。
まとめ
休職中の退職の伝え方としてはメールが最もおすすめです。この記事でご紹介した例文を参考にしつつ、上司に直接メールで退職を申し出ることを検討してみてください。
また、伝え方次第で円満退職できるかどうかは変わってきます。そのため、退職代行の利用やバックれるといった辞め方は避け、しっかりと自分の口で退職を伝えるようにしましょう。
退職後の就活については、自己分析や企業研究をしっかり行い、心身ともに健康に働ける職場を探すよう意識するのがおすすめです。
