履歴書送付の封筒の書き方は、意外と難しいですよね。
就職活動の際に必ず提出する書類のひとつが履歴書です。この履歴書を提出する際の封筒の書き方や渡し方にマナーがあるのをご存知でしょうか。せっかく一生懸命に書いた書類が、マイナスイメージにならに用に、基本的なマナーを知っておく必要があります。ここでは履歴書を手渡す際の封筒の書き方マナー３つと、渡し方の手順・マナーについてご紹介します。
押さえるべき３つの封筒の書き方マナー
ここでは、一般的に言われている３つの封筒の書き方マナーについてご紹介します。マイナスイメージを採用担当者に与えないように、しっかり覚えておきましょう。
まずは正しい封筒を選んで書くこと
封筒ならどんなものでも良いというわけではありません。
履歴書は一般的にＡ３サイズです。これを２つ折りにしてＡ４サイズとして提出するもので、もし採用となった場合に会社がファイリングして保管する書類です。
そのため、余計な折り目がついていない方が良いので、Ａ４サイズを折らずに入れることのできる「角２」と言われる封筒を選びましょう。
封筒の色は、白色無地を選びます。正式な書類では茶封筒は使用しないのが一般的です。履歴書は合否を左右する重要な正式書類です。まちがっても茶封筒を使わないようにしましょう。
表面に「用件」を記入すること
郵送ではなく手渡しであれば、会社側の住所や担当部署・担当者名を記入する必要はありません。ただし、この書類がどういうものかを示す「用件」を表面に記入しておきましょう。
一般的には赤字で「履歴書在中」、または「応募書類在中」と書きます。書いた文字は四角で囲んでおきましょう。もちろんですが、線は定規を使い丁寧に引きます。
書く場所は封筒の左下で、字の大きさは住所を書くときと同じ大きさで良いでしょう。
裏面に「個人情報」を記入すること
封筒の裏面には、自分の住所と名前を記入します。 この場合は郵送するときと同じように、左下に書きます。文字の色は黒色を使いましょう。
郵便番号を書き忘れる人が少なくありませんが、日々多くの選考書類を扱う採用担当者にとって、郵便番号を忘れず書いていることは後から調べる手間が省け、業務軽減につながるので助かります。小さなことですが、受け取る側の立場に立って余分な業務を増やさないように配慮することが社会人としてのマナーです。
また、読みにくい字にならないように丁寧に記入します。読み仮名を加える必要はありません。
渡し方手順とマナー
履歴書の入った封筒を、何の配慮もなく唐突に採用担当者に手渡してはいけません。
渡し方にも一般的な手順とマナーがあります。ここでは押さえておくべき手順とマナーをご紹介します。
通常の場合は受付時に渡す
履歴書を会社へ直接渡すパターンは、同時に当日面接を実施するケースに多く見られます。
この場合は、会社へ到着して最初の受付の際に手渡すのが一般的です。
受付場所がそこで良いのか不安な場合は、「本日採用面接でお伺いした○○○○○（名前）ですが、受付はこちらでよろしいでしょうか？」と確認しましょう。
別の場所への移動を案内されたり、その場へ連れて行ってくれたら、その人に「お忙しい中お手数をおかけいたしました。ありがとうございました」と丁寧にお礼を伝えます。
こうした１つひとつの言動も、好印象につながることを忘れないようにしましょう。
指示がない場合はこちらからお伺いする
もし受付時に履歴書を受け取ってもらえずそのまま面接が始まったら、まずは様子を見ましょう。面接が進むと、採用担当者側から「それでは履歴書をご提出いただけますか？」と声をかけられることがあります。面接途中で「出さなくても良いのかな？」と不安になるかもしれませんが、焦る必要はありません。声がかけられるまで待ちましょう。
面接が進んでいく中で、提出の支持もなくいつまでたっても渡す雰囲気にならないと判断したら、「本日履歴書を持参しておりますが、お渡しいいたしましょうか？」とこちらからお伺いをしてみましょう。この場合はその時にすぐ渡すこともありますし、終了後、または退出時に渡すこともあります。臨機応変に対応しましょう。
まちがっても自分のペースやタイミングで渡さず、面接側に合わせます。
手渡す際の3つのマナー
それでは、実際に手渡す際に気を付けたいマナーについてご紹介します。
手渡す際に忘れてはならないのは、「笑顔」です。入社したいと願う会社では緊張してしまいがちですが、できるだけ笑顔を忘れず、マナーを念頭に置いて行動しましょう。
履歴書を封筒に入れたままで渡さないこと
封筒の中に履歴書を入れたままで手渡しすることは、マナー違反です。
必ず、中から取り出しておきましょう。
上に履歴書・下に封筒を重ねること
渡す際には、相手側から読める方向で履歴書の写真貼付側を表にして、その下に封筒を添えます。クリアファイルに挟んでいた場合は、一番下にクリアファイルを添えます。
会社によっては、受け取る際に封筒やクリアファイルを返す場合があるので、その時は軽く会釈をして、「ありがとうございます」と受け取りましょう。
相手の目をしっかり見て名前を伝えること
渡すときは「○○○○○（名前）と申します。どうぞよろしくお願いいたします」と相手の目をしっかり見て、はっきりと伝えましょう。
無言で渡すのはもちろんマナー違反です。また、小さな声でボソボソと話すことがないように心がけます。声は第一印象を作る重要な要素です。気を付けましょう。
おわりに
履歴書を入れる封筒について、また渡し方の小さな仕草においても、１つひとつにマナーが存在します。マナーとは、必ずしも守らなければならない絶対的なルールではありません。しかし相手への印象に深く、そして長く残るものです。なぜなら、マナーが「配慮」や「思いやり」という、人の心と深く関わる重要なことだからです。
どれだけ優秀な履歴を持ち、華やかな職務経歴を重ねてきた人物であっても、こうしたマナーを押さえておかなければ、すべてが台無しになるといっても過言ではありません。
会社には多種多様な人が存在し、考え方や価値観があります。その中で、基本的なマナーを守り、他人に対して不快感を与えない言動を心得ておくことは、組織で働く上での「思いやり」です。
採用活動においてもマナーを熟知しておくことが、希望の会社へ入社するための重要なポイントと言えるでしょう。
マナーは難しいスキルではありません。本人が意識をしっかり持つことで、誰にでもできます。採用活動に勝利できるよう、マナーの重要性を理解し実践してください。
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